Dime una cosa, ¿puedes viajar al futuro y conocer las maravillas que nos aguardan? ¿No?, vaya, pues yo tampoco.
Dime otra cosa, ¿puedes viajar al pasado y visitar la Roma imperial o el salvaje oeste? ¿Tampoco?, pues estamos igual.
¿Y detener el tiempo?, ¿puedes?, ya sabes, como en las películas donde la gente y los relojes están parados, pero tú eres el único que puedes moverte entre ellos. ¿Ni siquiera eso? Pues a mí me ocurre exactamente lo mismo que a ti.
Supongo que ya te habrás dado cuenta de que eso de gestionar el tiempo es una fábula, una ilusión, al menos de momento. Mientras lees esto, mientras trabajas, descansas, o haces cualquier cosa, el tiempo transcurre, se te escapa como la arena de la playa entre los dedos de los manos, segundo a segundo.
El tiempo y el “tempo”
Existe un tiempo real y lineal, los 60 segundos de cada minuto y los 60 minutos de cada hora. Un ciclo tras otro, un año tras otro, así hasta que tu tiempo se agota. Fin de la película y de todo.
Y también existe el “tempo”. La mayoría de los humanos tendemos a otorgar al tiempo un carácter de flexibilidad, como si pudiésemos doblarlo, estirarlo, o acortarlo. Afirmamos cosas como “hay tiempo” cuando creemos que no hay que correr, que disponemos de tiempo más que suficiente para realizar o lograr alguna cosa. O “no tengo tiempo” cuando tenemos más cosas que realizar, que tiempo disponible para hacerlas.
Existe un claro contraste entre el tiempo real, de avance inexorable, y el “tempo”, que es la forma emocional como percibimos el tiempo. Aunque tempo significa literalmente tiempo, he tomado esa expresión del tempo musical, que determina la velocidad con la que debe ejecutarse una pieza musical. Eso significa que, en un tiempo determinado, se ejecutará una cantidad mayor o menor de la pieza según sea el tempo asignado para ella (piano, andante, o allegro), que es lo mismo que pasear, caminar o correr.
Sin embargo, corramos o durmamos, lo cierto es que al tiempo le trae sin cuidado lo que hagamos. Sea lo que sea que hagamos, transcurrirán los minutos, las horas y los años hasta que nos agotemos. Nosotros, claro, no el tiempo, el tiempo no se agota jamás, es infinito. Existía antes de nosotros y seguirá existiendo cuando desaparezcamos.
Por eso afirmo que el tiempo es el recurso más valioso.
Nos pasamos la vida corriendo y haciendo cosas que nos permitan comprar otras cosas, sin darnos cuenta de que la posesión más valiosa, irreemplazable, es el tiempo. El dinero se puede ganar y se puede perder, y lo mismo pasa con el resto de las cosas, pueden adquirirse y, por tanto, también pueden perderse; sin embargo, el tiempo no. Pese a que algunos crean que pueden recuperar el tiempo perdido, lo cierto es que no es posible, el tiempo perdido, perdido está, y nunca volverá. Tal vez sea de las pocas cosas que nos hace a todos realmente iguales. El tiempo nos hace mortales, y nadie, por influyente o rico que sea, puede comprar ni un solo segundo más de tiempo.
Aunque existen diferentes creencias respecto al tiempo, quizás la más conocida es la de que “el tiempo es oro” Atribuida a Benjamin Franklin. Lo cierto es que si las actividades que una persona realiza están directamente relacionadas con la consecución de oro (dinero), podemos afirmar que no se trata de una metáfora, sino de una realidad.
El factor común que une tiempo y dinero, se llama productividad, pero es un error muy frecuente confundir la productividad con horarios largos, o con correr e intentar llegar a todo; acostumbra a ser justo lo contrario. La cuestión pues, radica en qué hacemos con el tiempo, cómo lo usamos, o de qué lo llenamos.
Sin embargo, también existen personas que afirman que el oro no vale nada, que el tiempo es vida. Respetando todas las creencias, que son eso, creencias, lo cierto es que cada minuto que pasa tenemos un minuto menos de vida y que la vida hay que vivirla.
Pero ocurre que, para vivir una buena vida, es necesario el dinero, esa es la gran paradoja. Salvo que hayamos renunciado a todo y a todos y nos hayamos ido a vivir a una cueva, el resto de las cosas cuestan dinero. Hay que pagar impuestos, comprar comida, poner gasolina o pagar la hipoteca y recibos de suministros, entre unas cuantas facturas más.
Pasamos muchas incomodidades en busca de la comodidad.
Las cosas que contribuyen a hacernos la vida más fácil cuestan dinero, y el dinero requiere de esfuerzo y de tiempo para conseguirse. Francamente, encontrar un equilibrio entre el tiempo y el dinero no es una tarea fácil, salvo que uno sea un experto en productividad. Y pese a que son muchos los que escriben y dan consejos para ser productivo, hay que reconocer que una persona realmente productiva, es una “rara avis”. Lo habitual es ver gente agobiada y corriendo.
Ocurre que las personas “gestionan el tiempo” de la misma forma que son ellas. Es decir, gestionan sus prioridades y su día a día según cómo creen que deben hacerlo, según sus propias creencias.
Así, según la manera de pensar de una persona y su actitud o manera de responder a las circunstancias, podríamos clasificar a las personas en tres grandes grupos y, aunque seguro que nadie encaja al 100% en ninguno de ellos, sí que responden a las principales características de cada forma de gestionar o de ser:
Grupo 1 – La gestión por urgencias.
Existen personas que siempre corren. Corren desde que se levantan hasta que se acuestan y eso, que alguna vez fue algo puntual y ocasional, se ha convertido en un hábito. Es posible que ni se hayan dado cuenta de eso, no han tenido tiempo de detenerse a pensar.
Quienes gestionan de esta forma las cosas, suelen ser personas “aceleradas”, tienen siempre mucha prisa, muchas cosas por hacer, suelen hablar de lo mucho que trabajan y acaban transmitiendo una sensación de agobio y de estrés que cualquiera puede percibir.
Acostumbran a quejarse de todo y de todos, de alguna manera tienen la sensación de que ellas solas están apagando todos los incendios del mundo, y claro, eso representa mucho esfuerzo mantenido durante mucho tiempo. ¡Agotador!
En líneas generales no tienen auténtica consciencia de su propio comportamiento, ni de qué lo ocasiona. Tampoco suelen tener bien definidas sus propias funciones y responsabilidades. Carecen de metas y de prioridades y, como consecuencia, no tienen planes concretos que ejecutar. A menudo llegan a creer que su trabajo consiste en resolver problemas, por eso, cualquier urgencia o prioridad de los demás se convierte, de forma automática, en su propia prioridad.
Digamos que éste es el escalón más bajo de la “gestión del tiempo”, el de la inconsciencia pura sobre uno mismo y sobre los demás, reaccionar compulsivamente a todo lo que ocurre. De continuar en esa línea, las consecuencias finales acostumbran a ser el estrés, “personas quemadas” que puede llegar a convertirse en enfermedad grave y manifestarse en cosas como infartos, ictus, o respuestas corporales similares. El cuerpo siempre pasa factura.
Lamentablemente, éste es el grupo más numeroso, en el que se encuentra la mayoría de las personas actualmente.
Grupo 2 – La gestión por importancia.
Aquí están aquellas personas que priorizan lo importante por encima de lo urgente. Pero sucede que, a menudo, lo importante y lo urgente son la misma cosa. Dicho de otra manera, es importante porque es urgente.
Y dado que “importante” es un término absolutamente ambiguo y relativo, cabría preguntarse cosas como: ¿importante para qué?, o ¿para quién?, o ¿por qué?
Si esa importancia se traduce de forma automática y directa en “oro”, en negocio para uno mismo, en actividades que llevan directamente a crecer en facturación y en clientes, bienvenida sea, eso es productividad pura. Pero si no es así, hay que reconocer que se trata tan solo de una actividad urgente que, aunque deba hacerse, va a aportar poco o muy poco a uno mismo y al negocio. En realidad, pertenece al grupo 1.
Quienes encajan de verdad en este grupo, suelen ser más productivos que los del grupo primero. Suelen conseguir mejores resultados en su empresa y en su vida, si bien, a menudo suelen ser personas que acostumbran a tener un pie en grupo 1 y otro en el 2 y que se mueven con frecuencia entre ambos.
Grupo 3 – La gestión por metas y objetivos.
Antes de nada, hay que aclarar que existe una gran diferencia entre tener objetivos y tener metas. Muchas empresas toman el ejercicio del año anterior (ingresos, gastos, etc.) y lo proyectan en una hoja de cálculo para analizar posibilidades y ver los resultados de aumentar, por ejemplo, un 4% su facturación, o de reducir un 2% sus gastos. Cuando están conformes con el resultado, lo fijan como objetivos a conseguir, pero se trata tan solo de un deseo manifestado en un papel ya que casi nunca existen las metas, los planes reales y detallados de acción cuya ejecución llevará a conseguir esos objetivos.
Quienes sí saben lo que desean conseguir y han desarrollado planes con acciones concretas con día y hora de ejecución para lograrlos, son personas que realmente gestionan su tiempo de forma proactiva, son altamente productivas, se protegen de interrupciones propias y de los demás y, sus logros profesionales y personales, se pueden medir.
Curiosamente suelen ser personas tranquilas y calmadas, en contraposición con los del grupo 1. Han desarrollado el hábito de hacer lo que tienen que hacer cuando deben hacerlo, y eso hace que su tiempo se convierta en primer lugar, en oro, y en segundo lugar, en vida. Han delegado lo superfluo y se van a casa con la satisfacción del trabajo bien hecho.
Ah, me olvidaba, también hay un cuarto grupo:
Grupo 4 – Perder el tiempo.
La verdad es que muy pocos van a reconocer que pierden el tiempo, la mayor parte de su tiempo, pero lo cierto es que, en este cuarto grupo, somos legión.
Perdemos el tiempo para ir y volver al trabajo, en atascos insufribles que se repiten todos los días; en reuniones maratonianas donde todo el mundo habla, pocos o nadie concretan, se extienden durante horas, y se celebran por el simple hecho de que “todos los lunes hay reunión”, desde siempre.
También se nos escapa el tiempo en interrupciones, imprevistos, distracciones, correos, llamadas, en cientos de WhatsApp, y en algunas otras cosas más. Esos cortos periodos continuados, acostumbran a sumar horas diarias. Pero no somos conscientes de ello.
Curiosamente, ocurre que quienes pierden más el tiempo son aquellos cuyo “tempo” es más acelerado, es decir, los del grupo 1. Y es que los seres humanos tenemos necesidades, de tanto en tanto, hay que aliviar la presión, desconectar, reponerse… y para eso, dejan de focalizarse en las tareas importantes y dedican un tiempo en realizar tareas irrelevantes, pero que resultan placenteras o divertidas (procrastinan). Pocas personas son conscientes de que hacen eso y muchas menos las que lo reconocen abiertamente.
La gestión productiva consiste en poner intención en la acción, en focalizarse en algo. Concretamente en hacer crecer tu negocio.
Solo es posible conseguir este tipo de gestión teniendo un buen autoconocimiento de uno mismo, haber adquirido hábitos productivos y tener un logro concreto que conseguir en el punto de mira, un objetivo SMART.
Si no existen objetivos, no existen prioridades, no cabe gestión alguna, ni del tiempo ni de nada.
Las personas productivas usan su tiempo sabiamente, son auténticos dueños de su tiempo; no admiten que las urgencias de los demás destruyan las prioridades fijadas para lograr sus metas. Han aprendido a decir “NO, ahora no, pero podemos hablar esta tarde a las 5 o mañana a las 11”.
Quienes priorizan las actividades dirigidas a metas y al crecimiento de su negocio logran mejores resultados. Como efecto “colateral” logran organizarse. Y como beneficios implícitos, consiguen calma, dinero y tiempo para su vida personal.
A modo de conclusión cabría afirmar que, dado que no es posible gestionar el tiempo, la única alternativa posible es la de gestionar las propias emociones. Más que organizarse, se tata de no desorganizarse, de no contraprogramarse. Y eso tiene mucho que ver con los miedos, con la inseguridad, con malos hábitos de gestión y con la falta de metas y prioridades, en la empresa y en la vida.
Permíteme acabar esto con estas preguntas:
Si poseyeses una inmensa fortuna, ¿correrías por algo o por alguien?, ¿tendrías que preocuparte por gestionar el tiempo?
2 comentarios en “Cómo gestionar el tiempo profesional para tener vida personal”
Me ha gustado mucho el artículo. Yo, personalmente, he tenido una sensación de tareas y acciones a realizar, de faltarme tiempo para hacerlas y tener que quitarle ese recurso tan preciado a mis seres queridos. El hecho de observar los tipos de personas y cómo toman partido del tiempo, según su visión a las acciones a tomar, creo que es muy acertada. El problema viene cuando lo urgente debe tomar las riendas. Yo separo entre lo urgente que debo realizar yo, y lo urgente que puede hacer otra persona.
Muy buenos artículos, de verdad.
Saludos!
Toni, me alegro de que te haya gustado y espero que sea de utilidad en alguna cosa para ti.
Gracias por compartir tu opinión.
Un saludo.