Buscando el equilibrio y la calma.
A ciertas alturas de la vida, uno ha de ser honesto y realista: si no has conseguido organizarte bien hasta ahora, debes considerar seriamente que tal vez nunca lo logres. A menos claro, que realices algunos cambios necesarios e importantes en tu comportamiento.
Para empezar, si realmente deseas organizarte, debes definir “qué” significa realmente “organizarse” para ti. A menos que concretes el significado específico de ese término, ni tan solo sabrás realmente lo qué quieres.
La mayoría de las personas confunden el término “organizarse” con otros que nada tienen que ver con él. Unos responden que desean organizarse “para tener tiempo” sin ser conscientes de que el tiempo ya lo tienen. Ni se puede conseguir más ni se puede organizar, 24 horas son 24 horas, ni un segundo más.
Otros argumentan que, “para estar tranquilos”, para no pasar todo el día y la vida estresados, corriendo y apagando incendios. Pero eso tampoco tiene nada que ver con organizarse. Simplemente prueba a encerrarte en tu despacho o en tu casa, apaga todos los chismes y aplicaciones que “tocan pitos” y ponte a trabajar en algo importante, fin de la historia. ¿Qué no puedes hacer eso? Ah, vale, te entiendo, pero una cosa es que quieras organizarte y otra es que no te atrevas a hacer algo tan simple, aunque solo sea de vez en cuando.
En cualquier caso, tu estado de tranquilad o de intranquilidad, no es un factor externo. Las cosas no están cargadas de emociones. Se trata más bien de cómo respondes tú a las cosas, de cómo sientes y de cómo reaccionas a las circunstancias. Estoy hablando de tu actitud y te recuerdo que tu actitud la eliges tú. O así debería ser.
Una vez aclarado este aspecto, es necesario que sepas “para qué” quieres organizarte. Aunque parezca una obviedad, si no existe una razón, un para qué, un motivo claro, un beneficio a disfrutar, no tendrás la motivación necesaria para realizar el esfuerzo, para pasar a la acción y cambiar algunos comportamientos reactivos. Y te ganarán tus miedos, tus dudas, y las urgencias de los demás, una vez más.
El “para qué” debes organizarte, debería responder a cosas como: para trabajar en mis prioridades y en mis funciones. Pero ocurre que la mayoría de las personas, aunque parezca increíble y difícil de entender, carecen de ambas cosas.
Analicemos con detalle: una prioridad es algo que, como su nombre indica, tiene un rango superior a cualquier otra cosa. Me refiero a que está por delante de cosas simples, como trabajar en la rutina, a llamadas y correos, mensajes varios, urgencias, interrupciones, etc.
Una prioridad lo es por el hecho de que aporta algo importante y necesario a tu empresa o a tu vida. Acostumbran a ser acciones específicas para lograr tus metas y objetivos.
Si no es así, sencillamente la prioridad no es tuya, probablemente es de otros. O tal vez has llegado a convencerte de que tus prioridades son las urgencias de otros y que tú existes para resolver problemas.
Pero ocurre que, con frecuencia, la mayoría de las personas carecen de metas y objetivos en su empresa y en su vida y, en consecuencia, de auténticas prioridades. No digo que no tengan sueños y deseos, eso sí que tienen, me refiero a planes escritos con acciones detalladas, para conseguir sus metas, objetivos y deseos. Sé por experiencia que tales cosas no existen en el 98% de los casos, o más.
En cuanto a tus funciones, son las tuyas, las propias de tu cargo y de tu responsabilidad. Pero al igual que ocurre con las prioridades, más del 98% de las personas, cuando se les pregunta cuáles son sus funciones, responden con vaguedades, con términos abstractos, en lugar de con tareas específicas.
Y si no está claramente definido el “qué” tampoco puede estar definido el “cuándo” y, en consecuencia, la organización resulta sencilla y llanamente imposible.
Me explicaré: algunas organizaciones (deberían ser todas) tienen definido un título para un cargo o puesto de trabajo: Director General, Jefe de compras, Comercial, Ayudante de almacén, o cualquier otro. Cabe suponer que para cumplir con el título que su cargo de responsabilidad conlleva, deberá realizar de forma repetitiva y constante unas funciones concretas.
Por ejemplo: quien contrata a un comercial, es de suponer que espera que esa persona realice labores de prospección y que consiga clientes. Por tanto, tareas como contactar, realizar visitas comerciales, cerrar ventas y reportar, entran dentro de sus “funciones”.
Y ocurre, con más frecuencia que la que cabría suponer que en la mayoría de los casos, todas esas funciones “se suponen” pero no están claramente definidas. Tampoco suelen estar escritas y firmadas, y mucho menos tienen indicadores de actividad (número de veces que debe realizar esa tarea al día o a la semana), ni tampoco un tiempo específico para realizarlas.
Por ejemplo: para ese comercial, podríamos fijar en 9 las entrevistas semanales y fijar para ello dos horas cada mañana y cada tarde excepto la tarde del viernes. Fuera de ese horario, debería realizar otras tareas como contactar, enviar correos, o reportar.
Así pues, organizarse significa identificar y definir un tiempo específico en el que realizar las acciones prioritarias que provienen de los planes de acción para lograr las metas y objetivos. Y un tiempo específico para realizar las funciones propias del cargo y de la responsabilidad de cada uno.
Las acciones para lograr las metas y objetivos profesionales y personales (las piedras grandes) son imperativas, deben hacerse siempre y en el tiempo previsto, y ocupan el primer lugar en las prioridades. No realizarlas, o “dejarlas para más tarde” implica un mal hábito que suele conducir a dificultades de productividad, a resultados empresariales pobres o malos, y a ausencia de tiempo personal y de calidad de vida.
Las acciones para realizar las funciones asignadas a cada cargo (las piedras pequeñas), son actividades repetitivas, son las actividades para las que se ha contratado a una persona, son su responsabilidad. Ocupan el segundo lugar en las prioridades (en determinados cargos el primero).
El resto de las tareas son “secundarias” (arena) Es evidente que si una persona no hace lo que debe hacer para que sus objetivos y metas (y su negocio) vayan bien, y tampoco realiza su auténtico trabajo (sus funciones), por muy duro que trabaje y por largas que sean sus jornadas, todo eso no sirve para nada, es una persona improductiva e irresponsable, aunque no sea consciente de ello.
La productividad consiste en hacer lo que hay que hacer, cuando debe hacerse, para que el negocio vaya bien. La improductividad consiste en hacer justo lo contrario.
La productividad no consiste en hacer muchas cosas a la vez, corriendo con la lengua fuera, ni en trabajar muchas horas, más bien es todo lo contrario. Estar muy ocupado es una cosa y estar organizado es otra.
Veamos un ejemplo: Imaginemos que quieres escribir tu libro.
Supongamos que calculas que deberá tener 300 páginas y que lo quieres tener listo en un año. Es evidente que deberás escribir 25 páginas mensuales o, lo que es lo mismo, 5,76 a la semana. ¿te parece correcto?
Ahora ya conoces tu objetivo (acabar tu libro), tu prioridad (escribir), y tienes indicadores de progreso semanal y mensual. Pero falta algo, falta definir el tiempo concreto en el que te dedicarás a escribir tu libro. Supongamos que decides dedicar a escribir 4 horas semanales.
Lo que la mayoría de las personas hace es dedicarse a trabajar en lo habitual y “confiar” en encontrar tiempo para ponerse a escribir. La consecuencia es que transcurre el año y, como mucho, han escrito un puñado de páginas. O peor, no han encontrado el momento para empezar y no han escrito nada. ¿Te suena de algo?
Imaginemos que aprendes del fracaso y decides dedicar dos horas (de 4 a 6 de la tarde) los martes y jueves para la tarea. Ahora ya tienes el objetivo, las prioridades, y estás organizado para lograrlo.
Eso está bien, ahora lo que toca preguntarse son cosas como: ¿Estás realizando las tareas previstas o estás atendiendo otras cosas como las urgencias? ¿Permites interrupciones de otras personas, o estás aislado de ellas y, por lo tanto, trabajando en tu libro? Si han pasado 4 semanas, ¿llevas escritas 25 páginas?, si no es así, ¿cuál es el problema?
El cubo del tiempo
El cubo del tiempo es una metáfora visual sobre la organización y la priorización de tareas (o el orden de planificación y ejecución de las mismas).
El Cuadro Semanal
El cuadro semanal es algo similar al “cubo del tiempo” pero con una estructura semanal, diaria y horaria. Es el lugar donde ubicar aquellas tareas repetitivas (sean piedras grandes o pequeñas), definir un tiempo específico (día y horas) en el que realizar las actividades específicas. El resto, la arena (urgencias e imprevistos) solo deben atenderse en los huecos existentes entre las piedras grandes y las pequeñas.
Pero organizarse implica una modificación importante de hábitos y de creencias, esa es la causa por la que la mayoría de personas fracasan en sus intentos. Permiten que ciertas emociones (el miedo es la más poderosa) destruyan su organización modificando las prioridades establecidas por tareas urgentes, peticiones de los demás, imprevistos o, sencillamente, tareas más gratas. Dejamos inconscientemente las tareas ingratas “para luego”, después para mañana y, en ocasiones, acaba siendo para nunca. Ya sabes, como ponerse a escribir el libro.
Es mi deseo provocar una reflexión sobre la organización personal, sobre las prioridades en la empresa y en la vida, en la definición de metas y objetivos profesionales y personales valiosos por los que valga la pena luchar y esforzarse para lograrlos.
Cuando realmente trabajas organizada y productivamente, cuando haces lo que hay que hacer (y no lo que puedes hacer), tu negocio marcha bien. Mejorar los beneficios hace que tú estés más tranquilo, más centrado y confiado. Hace que te sientas mejor, una mayor fortaleza interior, que no digas que sí a todo, que pienses antes de elegir. También hace que te vayas antes a casa con esa grata sensación de logro, de haber tenido un buen día, y con energía suficiente para otras actividades de la vida.
Sé que puedes identificar perfectamente esa sensación, ya la has vivido antes. Es ella, la vida misma, la que te empuja a organizarte, a vivir más de acuerdo con tus valores, la que te genera ese malestar interior que te lleva a intentarlo una y otra vez.
La organización, el equilibrio y la calma, implican cambio. Una nueva forma de ser y de hacer. Tienes que ser diferente para actuar diferente, si no, todo queda en intención, una vez más.
Aún hay más, mucho más. Organizarse, ser productivo, que el negocio y la vida vayan bien, no ocurre por casualidad, no es cuestión de suerte, es el resultado de estar focalizado, de haber fijado metas con indicadores, de tener los hábitos correctos y la actitud adecuada para hacer lo que hay que hacer cuando hay que hacerlo.
Para eso, uno debe estar muy bien construido mental y emocionalmente. Consciente y equilibrado. En otras palabras, ser un líder. Y, como bien sabes, esa especie no abunda mucho. Pero tú puedes llegar a serlo, aunque probablemente necesites ayuda y acompañamiento en tu viaje.
Foto: Bench Accounting
4 comentarios en “Cómo organizarse por prioridades”
Repleto de frases dignas de imprimir en A3 y pegar en la pared.
Gracias José, me alegra que te haya gustado.
La dificultat está en hacer que esa teoría forme parte de la manera de actuar, convertirla en algo habitual.
El camino es programar el inconsciente desde el consciente o, como digo yo, reprogramarse.
Un abrazo.
Muy buen artículo. Todos me dicen que soy muy organizada pero por ser algo que no me cuesta trabajo hacer, no me había dado cuenta hasta ahora al leer este artículo de lo que implica ser organizado y saber priorizar.
Espero mucha más gente pueda aprender e inspirarse de este artículo.
Gracias.
Gracias por tus comentarios Tania,
Me alegra si alguno de mis posts puede ayudar a alguien, bien sea en tomar consciencia o en cambiar alguna cosa para mejorar.
Un saludo.