¿Has oído hablar del Diagrama de Eisenhower?, ¿te suena? Pues resulta que es unos sencillos cuadros montados sobre dos ejes que permiten definir, de menor a mayor, la importancia y la urgencia de las cosas.

Es un sistema simple de establecer prioridades, de tomar decisiones para hacer o no hacer, en función de la urgencia y la importancia de las cosas. Aquí tienes un ejemplo.

La verdad es que nadie lo usa. Pese a que está lleno de sentido común, es sabido que no es éste precisamente el sentido que utilizamos a la hora de tomar decisiones. Esa es la verdad.

Sin embargo, si nos detenemos un poco a analizarlo y lo comparamos con lo que hacen las personas, con el comportamiento humano, podemos sacar poderosas conclusiones que nos ayuden a entender cómo funcionamos nosotros mismos y dónde y cómo podemos encontrar la llave del éxito. Dicho de otro modo, qué comportamientos deberíamos cambiar para obtener éxito y reconocimiento.

Empecemos por el principio. Aunque en ocasiones encuentro alguna discrepancia, todo el mundo está de acuerdo en que hay que comenzar a actuar por el segundo cuadrante, aquel donde las cosas son, además de importantes, urgentes. Este es el que denominamos cuadrante de productividad. Aquí estamos trabajando en el corto plazo.

Sobre el siguiente cuadrante ya hay disputa. Hay quienes defienden que se debe pasar al cuarto y quienes defienden que se debe atender al primero, a las cosas urgentes. El primero es el que denominamos cuadrante de urgencias, o de improductividad. Aquí estamos perdiendo el tiempo.

Por supuesto que al tercer cuadrante nadie lo nombra, todo el mundo lo salta. Nadie reconoce en público que pierde el tiempo de forma tan absurda, como si no hubiese urgencias que atender… El tercer cuadrante es conocido como el cuadrante de irresponsabilidad. Aquí nos estamos suicidando.

Y el cuarto cuadrante… bueno, dejémonos de teorías, no es así como funciona la realidad. De ser así, la gente de éxito sería las más numerosa en el planeta, cosa que está muy lejos de la realidad.

El comportamiento humano es bien diferente, dista mucho de esa teoría. Veamos a continuación cómo planifican y funcionan “realmente” las personas. Al menos la mayoría de ellas. Y qué consecuencias tiene ese comportamiento.

Imaginemos una persona que debe atender 4 o 5 cosas pequeñas y urgentes, un par de asuntos urgentes e importantes, y trabajar en algunas cosas realmente importantes pero que no tienen ninguna clase de urgencia. Quizás sea éste el caso más habitual de un día cualquiera, de una persona cualquiera.

Y la verdad es que la inmensa mayoría de personas comienza por el primer cuadrante. Piensan y creen que, una vez resultas esas urgencias, esas pequeñas urgencias de apenas unos minutos, tendrán el tiempo y la calma suficiente como para pasar al segundo cuadrante, y ocuparse, como es debido, de aquellas cosas que, además de ser urgentes, son, a la vez importantes. Y calculan que, una vez resueltos los cuadrantes 1 y 2, tendrán tiempo, pongamos por la tarde, para encerrarse a trabajar en el cuarto cuadrante.

Pero resulta que la vida ha escrito otro guión para esta película. La vida nos tuerce el guión.

Para empezar, resulta que esas pequeñas urgencias, resultan ser no tan pequeñas como a priori habíamos calculado.

Y resulta que, antes de acabarlas, algunas del segundo cuadrante tiran de nosotros, y debemos meternos a fondo en ellas. Mientras trabajamos en el cuadrante 2, nuevos incendios se declaran en el 1. Y hacemos escapadas reiteradas del 2 al 1 y vueltas rápidas del 1 al 2.

Y así sucesivamente. A ritmo de infarto nos movemos, lo más rápido que podemos, entre los cuadrantes 1 y 2. Apagamos incendio tras incendio o, mejor dicho, los dejamos sin apagar porque otros parecen hacerse gigantes, se desbordan y reclaman nuestra atención.

Y cuando la ansiedad y nuestro nivel de estrés nos resulta insoportable, ¿qué hacemos los humanos? Pues justo lo que estás pensando, nos escapamos al primer cuadrante. Necesitamos desconectar, relajarnos unos minutos, hacer un paréntesis. Y nos evadimos. Cada cual, a su paraíso particular, sean las redes sociales, nuestras páginas webs favoritas, los juegos que mejor nos desconectan, el diario, o un café. Es una escapada de minutos, o eso es lo que creemos. Pero lo cierto es que dura mucho más, bastante más.

Y a la vuelta… pues vuelta a empezar. Pequeños incendios se han declarado en el cuadrante uno durante nuestra ausencia. Y otros grandes están creciendo en el cuadrante dos. Tardamos solo un instante en recuperar nuestros niveles de estrés y de ansiedad.

Y si tras una ardua lucha, sentimos el deseo de asomarnos al cuarto cuadrante, a esos proyectos e ideas que tanto tiempo llevan esperándonos, el reloj nos dice que ya es tarde, que ha pasado la hora de irse a casa, que para eso se requiere mucho tiempo, el espíritu sereno, aislamiento, y ninguna presión. Tal vez la semana que viene, quizás después de Semana Santa, o de vacaciones. Pero seguro, seguro, sin ningún lugar a dudas que, a todo tardar, al comienzo del nuevo año nos volcaremos en él. Y pese a llevar meses y años fracasando en tal intento, seguimos engañándonos, contándonos y creyéndonos la misma historia, pese a saber que nunca ha funcionado, pese a intuir que nunca va a funcionar.

Y resulta que el cuarto cuadrante es el cuadrante de la realización. Aquí es donde se encuentran nuestras mejores ideas, el cajón donde tenemos maravillosos proyectos, aquellas obras que nos aportarán la mayor contribución y beneficios, donde alcanzaremos altísimos niveles de productividad y de retorno, de altos beneficios, y de realización profesional y personal.

Pero también resulta que no hay tiempo, que todo eso puede esperar… un poco más. Lleva esperando años, así que por un poco más, no va a pasar nada, nunca ha pasado nada.

En el fondo lo sabemos. Y saberlo nos aporta “esa extraña sensación” Deseamos cambiar eso, volvemos a prometernos que, de esta vez no pasará. Pero volvemos repetir nuestros comportamientos una y otra vez.

Pero podemos cambiar eso.

Trabajar en el Cuarto Cuadrante. Alcanzando el éxito y la realización.

Para empezar, no esperes a tener tiempo, eso jamás ocurrirá. El tiempo no se encuentra, el tiempo “se crea”. Y la manera de crearlo es definiendo un bloque de él, pongamos un par de horas, una mañana o una tarde concreta, y que siempre sea la misma y a la misma hora. Reserva un espacio concreto, definido y conocido, por ti y por todos los demás.

El paso siguiente consiste en no agobiarse, no empeñarse en hacerlo todo el primer día, ni controlarlo todo, eso nos bloqueará. Lo mejor es dedicar el primer tiempo a escribir un guion, dividirlo en fases, “filetear” el problema para que no nos dé un empacho. Si por ejemplo tienes una enorme pila de papeles y carpetas, dedica el primer tiempo solo a separarlas y ordenarlas, nada más.

El tercero y siguientes, consiste en avanzar, en quemar etapas y en progresar hasta acabar. Comerse, cada día, la porción asignada. Y persistir hasta a acabar.

El paso crítico es el primero, cuando al agobiarnos al enfrentarnos a la supuesta inmensidad de la tarea deseamos huir, dejarlo para ese momento en el que estemos tranquilos, cuando por fin estemos organizados y tengamos tiempo.

Esta es la gran trampa que va a llevarnos, de nuevo, a fracasar.

Si logramos dar el primer paso, con un poco de disciplina y persistencia, todo irá bien. La razón es que, cuando realmente veamos que avanzamos, recibiremos la motivación, la recompensa del logro, gasolina para seguir muchos kilómetros más. Los organizadores profesionales o personales nos ofrecen la ayuda extra que necesitamos para iniciar con el primer paso.

Jamás se puede terminar lo que no se comienza.