Aunque parezca absurdo a estas alturas del curso, el problema de la delegación de trabajo, de funciones y de responsabilidades, es uno de los factores más críticos, demandados y peor resueltos en la actualidad, pese a tanta tecnología y a que se hayan escrito ríos de tinta sobre ello.
No es nada nuevo, es algo que viene de lejos y que seguirá existiendo en el futuro mientras las empresas las compongan seres humanos que tienen y sienten emociones.
Aún recuerdo aquel seminario, hace algunos años, en que estábamos tratando el tema de la delegación y en el que un empresario, que padecía seriamente este problema, se irritó (probablemente consigo mismo) y exclamó-sentenció: ¡Es que a mí nadie me ha enseñado a delegar!
Le salió del alma. Tanto esa necesidad evidente, como esa creencia en forma de exclamación. Como si hubiese alguien en el mundo con la misión de enseñarle a delegar a él y no estuviese cumpliendo con su tarea. Por qué será que “la culpa” siempre es de “alguien”, aunque no se sepa bien de quién.
Recuerdo que le pregunté si había alguna tarea que él realizaba bien, o muy bien, a lo que evidentemente respondió que sí. Volví a preguntarle sobre si tenía alguna dificultad en explicarme a mí ese proceso, cómo lo hacía, a lo que contestó que no. Y volví a preguntarle, entonces, ¿cuál es el problema?
Y es que, el problema, en la realidad no existe, tan solo existe en la mente, no es un problema real. A delegar no se enseña, es sencillamente un acto de confianza. Se trata más bien de cómo ves a los demás, de si los ves capaces o, por el contrario, los ves incapaces. Así de simple, esta es la cuestión.
Delegar, por tanto, no es una cuestión racional ni hay que aprender nada, aunque puede existir un método que facilite el proceso, sino que es una cuestión emocional, la de confiar en las personas. Y la confianza, como la delegación, es algo que hay que conquistar y que funciona gradualmente. Dicho de otra manera, se trata de ir superando los miedos a las consecuencias. Y esos miedos viven en las mentes de las personas. No son reales, pero sí lo son sus efectos paralizantes. Podemos llegar a sentirlos en todo nuestro cuerpo, podemos hacer que lo sean, que bloqueen nuestra intención y que nos impidan pasar a la acción.
¿Por qué fracasa casi todo el mundo en la delegación?
Para comenzar, si realmente quieres delegar, necesitas un motivo, un buen motivo. El problema es que la mayoría de personas confunden un simple deseo con un buen motivo. Si tu frase para delegar comienza con un “me gustaría” ya no vas bien, se trata de un simple deseo. “Me gustaría llegar antes a casa, me gustaría poder ir al gimnasio…” y cosas similares, no funcionan, tú ya sabes eso. Si te fijas, la construcción del argumento en sí misma ya es débil, poco creíble, implica un ruego basado en que algo o alguien externo actúe para ti resolviendo tu problema. Vamos, que te toque la lotería.
Por el contrario, si tienes un buen motivo, eso ya es otra cosa. La motivación, son los motivos por los que las personas nos ponemos en acción. Los motivos son aquellos que provienen de las oportunidades o de las amenazas. Cuando los motivos son poderosos ya no existe el “me gustaría”, es sustituido por el “tengo que”, que es un imperativo (va a haber consecuencias si no delego) o, mejor aún, por el “voy a” (existe una oportunidad que aprovechar y, por tanto, vale la pena ponerse a ello, lo tengo claro y pienso actuar) Ya puestos, un error terriblemente frecuente y que malogra el proceso, es la creencia de que delegar es una cosa, una tarea concreta a realizar, cuando en realidad, es un concepto, algo abstracto. La mayoría de personas con las que he tratado este asunto lo ven como una solución a algunos de sus problemas. Un grave error de cálculo, se enfocan en el proceso y no en el resultado, en lo que tienen que hacer, y no en lo que quieren conseguir, en el efecto, y no en la causa.
Te aconsejo que tomes buena nota de esto: Si tú deseas delegar y no puedes responder concreta y específicamente a las preguntas, ¿delegar qué?, ¿a quién?, ¿cuándo?, ¿cómo?, ¿por qué? y ¿para qué?, sencillamente tú no deseas delegar. Tal vez pretendes solucionar otro problema haciendo algo que no sabes hacer (delegar), ni realmente quieres hacer. Por eso fracasa la mayoría de la gente. Otra cosa es que realmente seas consciente de todo eso.
Lo cierto es que siempre que nos enfrentamos a algo nuevo, a algo desconocido, lo enfocamos como un problema (así suele funcionar la mente humana), “Filtrado negativo” es como lo denomina algún autor que he leído recientemente. Creencias limitantes, auto saboteadores, o el crítico interno, son otros nombres por los que se conoce el proceso mental. Se trata de un el proceso de condicionamiento mental negativo en el que tu diálogo interno, llega a convencerte de que no vale la pena, que no va a funcionar y de que va a salir mal. Fin de la película.
Otro de los factores que hace que la delegación fracase, o comience y finalice casi al mismo tiempo, es la falta de método. Recuerda que la gente no fracasa, sencillamente abandona. Y a las primeras de cambio ya nos instalamos en el “No, si ya sabía yo que…” Sin ni tan solo reparar en si la responsabilidad ante algún fallo, es nuestra o de la persona delegada.
Como ves, la delegación no es tan solo cuestión de método, es, sobre todo, una cuestión de actitud. Y la actitud (la forma en que nos enfrentamos a las cosas), la elige cada uno.
No podrás ganar hasta que estés dispuesto a perder.
Un ejercicio sencillo: pregúntale a una persona si quiere jugar contigo a cara o cruz. La apuesta es de 1.000€, y las tiradas, un mínimo de 10.
Cualquiera es capaz de calcular que, en el mejor de los casos puede ganar 10.000€ en pocos minutos, aunque, claro, en el peor de los casos también puede perder esos 10.000€. El sentido común y la estadística demuestran que, el resultado final, será un empate.
Sin embargo, este tipo de decisiones no se realizan tras un proceso lógico, sino tras un proceso emocional. Tendemos a mirar la perspectiva de ganar como una opción poco probable, mientras que percibimos la opción de perder como algo bastante más que probable. Así es como funciona la mente humana. A eso me refiero cuando hablo de condicionamientos mentales, un proceso por el que nos convencemos de que acabaremos perdiendo.
Tenemos aversión a perder. Y claro, evitando perder, hacemos imposible la posibilidad de ganar, así de sencillo.
Esta es, tal vez, la principal causa de fracaso de la delegación. Lo que realmente frena la delegación es el miedo. Las personas tienen miedo entre otras cosas de: cometer errores, pérdidas económicas, pérdidas de clientes, quedar mal (yo, mi ego) ante los clientes, el qué pensarán si no me ocupo yo personalmente, perder el control, no estar enterado de absolutamente todo lo que pasa en la empresa… y mil cosas más. Estas causas, estos miedos, hacen que lo queramos hacer todo personalmente, que estemos continuamente supervisando todo, preguntando todo, asegurándonos de todo. ¡Dios mío, cuanto esfuerzo inútil!
Así que, si tú quieres, si estás dispuesto, si estás motivado a empezar, aquí tienes los:
10 pasos infalibles de la delegación efectiva:
- Registra. Planifica un registro diario de las tareas que haces en un planificador semanal o diario, de todo lo que haces. Es la única forma real de que seas consciente, tanto de lo que haces y no deberías hacer como de lo contrario.
- Agrupa. Junta tus notas de una semana y mira con perspectiva. Aquí ya verás cosas concretas a las que dedicas unas cuantas horas a la semana, que no son propias de tu cargo o funciones y que deberías delegar.
- Crea la lista. Empieza por tareas pequeñas que te ocupen y preocupen poco (no dejes que tu mente se condicione y se llene de negatividad), pero con el foco puesto en las grandes.
- Identifica. Busca una tarea concreta y una persona concreta. Haz una lista de los beneficios que recibirá esa persona al realizar la nueva tarea. Habla con ella y haz la prueba. Si sale mal corrige, si sale bien, continúa. Ya sabes, o aciertas o aprendes.
- Comprueba. Verifica que la persona entiende el por qué y el para qué de la delegación. Si percibe que solo es para que tú vivas mejor a su costa, estás muerto. Comprueba la actitud de la persona delegada y, sobre todo, la tuya.
- Inicia el proceso. Pon fecha y hora de la primera acción. No podrás finalizar jamás aquello que no inicies nunca.
- Realiza seguimiento. Es imprescindible que realices un seguimiento periódico de cómo está funcionando la persona y la tarea. Nunca pases una patata caliente, y te olvides. Tu liderazgo se resentirá, y tu empresa y tu equipo también.
- Da feedback. Ves informando a la persona con la periodicidad que establezcas del funcionamiento de la delegación.
- Da reconocimiento. Reconocer la labor, el esfuerzo y la aportación es, tal vez, la mayor fuente de motivación, de auto pertenencia y de cohesión del equipo ¿hace falta decir más?
- Quita la red. Cuando estés seguro de que todo funciona, asegúrate de que la persona sabe que ya no hay red, que ya no estás tú vigilando y supervisando, que ahora, el riesgo es real. Haz que asuma su responsabilidad.
Nunca olvides esto: Las personas tienden a comportarse como se espera de ellas.
Las expectativas que tú generes en las personas será el referente existente en sus mentes, será donde pongan su foco y a donde les llevarán sus acciones. Di claramente y con detalle a tu gente lo que esperas de ellos.
Y, sobre todo, trátalos no como lo que crees que son, sino como en el tipo de personas que pueden llegar a ser.
